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西安电子科技大学教育基金会档案管理暂行办法

来源:  发布时间:2013年10月20日  已浏览:

第一章 总 则

第一条 为了加强西安电子科技大学教育基金会(以下简称基金会)档案的科学管理,统一规范基金会档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等相关文件,并结合基金会工作的实际,特制订本办法。

第二条 基金会档案工作在由基金会秘书处负责收集、整理和保管,秘书长检查、指导。

第二章 基金会档案管理内容

第三条 基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录,是基金会工作的基础,是基金会工作查考和理论研究的依据。也是西安电子科技大学档案的重要组成部分。

第四条 基金会档案管理工作的主要任务是:贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规;及时收集、整理和保管好基金会的档案材料,维护基金会档案材料的完整与安全;

第五条 基金会根据实际情况,明确由承办人员负责基金会材料的收集、整理,立卷后移交档案管理人员归档和管理。

第六条 归档范围包括上级主管部门的文件材料与本会的文件材料。

上级主管部门的文件材料包括以下内容:

(1)上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;

(2)上级主管部门颁发的本会要执行文件,以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件;

(3)领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

(4)上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

本会的文件材料包括以下内容:

(1)本会召开理事会、表彰大会的会议文件,以及各种音像材料;

(2)本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等;

(3)本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等;

(4)本会的请示与上级部门的批复文件;

(5)本会年检、考核、评先材料;

(6)本会统计报表和统计分析资料;

(7)本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料;

(8)本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等;

(9)本会的历史沿革、大事记、年鉴,反映本会重要活动事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料;

(10)本会历届理事会名册及志愿者名册;

(11)本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件;

(12)本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料;

(13)其他具有保存价值的文件材料。

第三章 基金会档案管理要求

第七条 基金会档案管理工作的主要要求是:归档的文件材料要求完整、准确,并及时分类整理、立卷、归档材料应妥善管理,不得丢失或损毁。

第八条 基金会材料建档后,要随时整理归档,随时补充新的内容,以保证基金会档案的齐全完整,准确无误。

第九条 教育发展基金会秘书处应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存,并编制索引,便于决策者参考利用。

第十条 建立基金会档案借阅制度,严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位利用时,须凭单位(部门)介绍信,经本会领导批准后,办理借阅手续,方可查阅并应及时归还。

第四章 其他

第十一条 本办法自公布之日起执行。

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