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西安电子科技大学教育基金会公文处理办法

来源:  发布时间:2013年10月20日  已浏览:

为使西安电子科技大学教育基金会(以下简称基金会)公文处理做到及时、准确、安全、规范,提高办文质量和效率,使文件管理实现制度化、规范化、科学化,根据国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)及有关规定,制定本办法。

本办法所称的公文处理工作指:发文、收文、办文、归档等有关工作。

一、发文

发文包括制发规范性文件和一般性公文,根据实际需要以基金会制发的公文必须经秘书长、理事长批阅,由理事长签发。基金会秘书处名义制发的公文必须经基金会办秘书长批阅,由秘书长签发。

(一)各岗位根据领导指示或工作需要起拟的公文,均应认真组织,严把质量关。按照“谁主管,谁负责”的原则,由相应工作岗位负责公文草拟、打字、制版印刷、装订、用印、分发等工作。文秘岗负责文件内容和格式审核、送审、登记编号、归档等。

(二)制发程序

1.拟稿:拟稿人须了解发文背景,明确发文意图、要求与目的,确定行文方式和文种。行文要客观公正,观点明确,条理清楚,文字简练,数据准确。送审文稿应为符合文件格式的打印件(含电子文档),文件首页均应附《西安电子科技大学基金会文件处理表》。

2.审核:拟稿人应审核:一是审核是否需要发文;二是审核是否符合学校和本会已发的文件精神;三是审核政策界限是否明确。在《西安电子科技大学教育基金会文件处理表》上签署倾向性意见后,将送审稿和有关参考文件、数据送文秘岗核稿。

文秘岗应对以下内容进行审核:一是审核需会商的文稿是否征求了有关岗位意见,文中业务是否与基金会工作相协调;二是审核文种使用、文稿格式、行文规则是否规范;三是审核文字表达是否准确、逻辑关系是否清楚,名称、术语、引文、数据是否无误,遣词造句、标点符号是否规范。对不符合要求的文稿,可退回拟稿岗位修改。文秘岗审核后,分送领导签发。

3.签发:所有对外发文,均由文秘岗送呈基金会领导签发,对于领导不同意签发的文件,由文秘岗退回拟稿岗。特急件1个工作日起件;急件2个工作日起件;平件5个工作日内起件。

基金会领导在审签公文时,应当明确签署意见、姓名和日期,公文必须使用蓝、黑墨水的钢笔或毛笔。

4.登记、存档:对于已签发的文件,由文秘岗及时予以登记、编号,文秘岗将领导审批签发的原稿(财务文件除外)存档,复印件交拟稿岗。

5.印制、用印:拟稿岗在1个工作日内印制完毕并用印。印章管理人员应检查源起公文、签发稿、印好的公文和附件是否完整,签发程序是否完备,发文字号是否准确,报送单位名称是否规范,确认无误后方可盖印。

6.分发:拟稿岗位负责装订,并在1日内发出;所有文件由拟稿岗位人员发送。密件必须按保密手续办理登记。分发文件时应核对分发单位和份数。

二、收文

收文包括分文、登记入册、归档等工作。

(一)分文:凡送交基金会的公文由专人(文秘岗)负责收文。各岗位因工作需要对外行文收到的复函、请示批复件由文秘岗接收,数据统计、申报表等由相应岗位负责收文。

行政文件交换人员每天到文件交换站接收各单位以交换方式送基金会的文件。秘密件、挂号件、邮寄件,应当面清点件数,办理签收手续。收到的函件当日内拆封。拆封时应仔细检查来件信封,防止漏拆和信封内留有余件,对上级函件和没有落款的来件,应当保留原信封,附于来件之后备查,拆封后在1个工作日内报领导批阅。

文秘岗按送达对象分文:

1.署名领导亲收的信件,送领导,不得擅自拆封。

2.上级或同级有关部门发来的机要文件、电报传真、会议通知、简报、内部刊物以及其他属于办文范围的公文等由文秘岗报领导审阅后按要求处理。

3.社会其他慈善基金组织发给本会的文件,以及向本会征询业务工作、索取资料等信函,报送领导后交有关岗位处理。

4.有关单位发来的书刊征订单、征文单,由文秘岗报领导后酌处;其他如广告等与政府工作无关的杂件,不予处理,直接销毁或退回。

5.凡属与本会职权范围内不相符的来文,或涉及其它部门而未经协商、征求意见的来文,或明显不符合行文规则的来文,原则上予以退回。如属情况特殊的,应报请秘书长审定。

(二)登记:文秘岗应在收文的当天对相关文件进行登记,并分发到位。具体应登记的文件如下:

1.领导批示件或上级转办件;

2.机要文件和秘密文件;

3.政府有关部门发布的规范性文件;

4.会议纪要、决策、通知、复函等;

5.相关业务文件。

其余来文不必登记入册,送交有关岗位人员阅存。

登记程序如下:

1.核点文件

文秘岗及时清点每件文件的份数,检查文件主、附件等是否完整,并核对分文是否准确,防止漏登和错登。发现发文机关名称、发文日期、单位印章等不齐全、缺页、缺附件的请示性公文,应及时与来文单位联系,补齐后再行登记。

2.登记入册

(1)登记方式:上述五类应登记入册,每份文件前应附《西安电子科技大学教育基金会文件处理表》报秘书长、理事长批阅。

(2)登记要求:登记时,应将来文单位、收文日期、文件文号、标题等分别录入,做到完整准确、登记清楚。一般情况下,不受理没有标题的来文,特殊情况下,对于没有标题的来文,应根据内容加注标题。

(3)登记中的转并处理

对有前文背景的公文,如属对办件的回复意见或办理情况报告,要与前办件并号处理,同时应注明“已于某月某日并入某年办件(收文号)”;如属于对前办件修改后重报的公文,或属于有关部门在协调办理中再次向本会的报告、意见,也要与前件并号处理。如属于对批示件的回复,应将回复件与批示件并号处理。

(三)归档:文秘岗负责将收到的公文报领导批阅后归档,复印件交相关岗位办理(财务文件除外)。

三、办文

各岗位根据领导的指示要求或工作需要,按照“谁主管,谁负责”的原则,具体办理相关文件(处理流程参照发文)。

(一)限时办理公文。“特提”件一般应在当天内报送秘书长审核。“特急”件应在2天内作出上述处理。“加急”件3天内办毕,“平急”件应在5天内作出上述处理。如因特殊情况须提前或不能在限时内处理,应向秘书长报告。

(二)限时送审公文。“特提”、“特急”件1个工作日送审完毕;“加急”件2天内送审完毕;“平急”件3天内送审完毕。

四、整理、归档

各岗位制发的公文以及外单位来文,均应由文秘岗存档。由各岗位收文的数据统计、申报表等文件按批次交文秘岗存档。文秘岗按照年月日期、编号对文件进行整理、装订、存档,其他岗位也应根据工作需要整理、归档与本岗位有关的文件。应归档的具体文件如下:

(一)上级部门下发的有关本单位组织变革、人事任命、组织纪律批示件或转办件;

(二)机要文件和秘密文件;

(三)重大会议、决策、通知、报告、请示以及奖励资助事项的收发文;

(四)上级部门及本单位发布的规范性文件;

(五)其他应归档的文件。

五、附则

本办法经基金会理事会审议通过后试行,本办法的解释权、修改权属基金会理事会。

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